Welke afspraken maak je in een SaaS-contract?
Een SaaS (of Software as a Service) contract, is een overeenkomst tussen een leverancier van een cloud based applicatie en de gebruiker ervan.
SaaS verwijst dus naar het gebruik van software ‘in de cloud’. In plaats van de software aan te kopen en te installeren op een lokale computer, verkrijgt de klant toegang tot de software via een internetverbinding met elk device.
SaaS-oplossingen bieden voor klanten heel wat voordelen. Klanten kunnen steeds gebruik maken van de laatste versie van de software, hebben toegang tot ondersteuning en de hosting en gegevensopslag staat onder de verantwoordelijkheid van de softwareleverancier.
De contractuele relatie tussen een klant die gebruik wil maken van software ‘in de cloud’ die door een softwareleverancier wordt aangeboden, zit vervat in een SaaS-overeenkomst.
Wat is het verschil tussen SaaS en licentie?
Bij SaaS wordt de software gehost door de service provider of door een externe leverancier en krijg je toegang tot de software door gebruik te maken van het internet. Je hebt enkel een gebruiksrecht op de SaaS-applicatie.
Bij een licentieovereenkomst krijgt de gebruiker een licentie om de software “on premise” te installeren en te gebruiken. Hiervoor betaalt de gebruiker ofwel een éénmalige kost, ofwel een periodieke vergoeding bv. jaarlijks of maandelijks.
Wat neem je op in een SaaS-contract?
Dit zijn de belangrijkste elementen van een SaaS-contract:
Omschrijving van de software: hoe ziet het product eruit? Welke functionaliteiten?
Gebruikersrechten: hoe kan je de SaaS-oplossing wel en niet gebruiken, hoeveel accounts kan aanmaken, hoe kan je een account beëindigen en wanneer kan je account eventueel opgeschort worden?
Contractduur: vanaf wanneer kan je gebruik kan maken van de software en hoe kan je het contract kunt opzeggen.
Downtime: bij SaaS-oplossingen kan het gebeuren dat de software voor een korte duur niet toegankelijk is. Wat gebeurt er bij storingen?
Updates: de softwareleverancier moet de software kunnen verbeteren en dus updates kunnen doorvoeren. Hoe worden deze updates gecommuniceerd en geïmplementeerd?
Prijs: het contract moet bepalen hoe de prijs wordt vastgelegd en hoe deze eventueel kan evolueren in de tijd.
Beveiliging: Welke beveiligingsmaatregelen neemt de leverancier om de data van de klant te beveiligen? Welke garanties zijn er op vlak van cybersecurity?
Privacy en gegevensbescherming: Hoe gaat de leverancier om met de verwerking van persoonsgegevens?
Aansprakelijkheid en verzekering: Welke aansprakelijkheid neemt de leverancier op in geval van schade? Heeft de leverancier zich verzekerd?
Geschillen: wat is het toepasselijk recht en de bevoegde rechtbank ingeval van geschillen?
Checklist SaaS-contract
Hieronder vind je een checklist om SaaS-contracten te evalueren:
- Is de omschrijving van de SaaS-oplossing duidelijk? Is het voor je klant duidelijk welk product wordt aangeboden?
Kun je als softwareleverancier de SaaS-oplossing verder ontwikkelen en implementeren?
Heb je in je contract opgenomen over hoe je met storingen omgaat, om je aansprakelijkheid te beperken?
De prijsstelling en betalingsschema zijn duidelijk voor de klant? Dit is belangrijk om discussies achteraf te vermijden.
Heb je de geschikte technische mechanismen om de SaaS-oplossing en de klantgegevens te beschermen geïmplementeerd?
Zijn er afspraken omtrent back-ups?
Zijn er afspraken gemaakt over data-ownership?
Zijn er aansprakelijkheidsbeperkingen opgenomen?
Zijn er beëindigingsmogelijkheden en zijn zij duidelijk? Als je kant failliet gaat of zijn facturen niet betaalt, is het voor jou als softwareleverancier belangrijk om de overeenkomst te kunnen beëindigen.
Welke andere contracten hebben SaaS-bedrijven nodig?
Naast een SaaS-overeenkomst hebben SaaS-bedrijven nog andere contracten nodig zoals een Service Level Agreement, hostingcontracten, algemene voorwaarden en gebruiksvoorwaarden.
Meer weten over hoe we je kunnen helpen bij het opstellen of reviewen van contracten?