Welke afspraken maak je in een consultancy overeenkomst?
Een consultancy overeenkomst is een overeenkomst waarbij een zelfstandige dienstverlener of consultant als onderaannemer bepaalde opdrachten op zich zal nemen, tegen betaling. Een consultancy overeenkomst wordt vaak ook "zelfstandige dienstverleningsovereenkomst" genoemd.
In de IT-sector doen ondernemingen vaak beroep op externe consultants bijvoorbeeld als tijdelijke versterking bij projecten of in geval een bepaalde expertise nodig is voor een specifieke opdracht. Maar waarop moet je nu precies letten bij het opstellen of nakijken van een consultancy overeenkomst?
Welk type overeenkomst?
De consultancy of zelfstandige dienstverleningsovereenkomst is een aannemingsovereenkomst waarbij een zelfstandig dienstverlener tegen vergoeding bepaalde materiële of intellectuele prestaties levert.
Die zelfstandige dienstverlener wordt gekozen omwille van zijn/haar specifieke expertise. Deze “verantwoording” over de expertise van de consultant zie je vaak terugkomen in de aanhef van een contract.
Belangrijk voor een aannemingscontract is ook dat het een wederkerig contract is, dit betekent dat in het contract de rechten en plichten van de opdrachtgever en van de dienstverlener worden opgenomen.
Ook typisch voor een aannemingscontract is dat een prijs moet betaald worden voor het uitvoeren van de diensten.
Tot slot moet de dienstverlener zelfstandig de diensten uitvoeren en zeker niet onder het werkgeversgezag vallen van de opdrachtgever. Dit is vaak een moeilijk evenwicht voor bedrijven die regelmatig beroep doen op consultants naast vaste werknemers.
Checklist IT Consultancy agreement
Wat kan je nu best opnemen in je consultancy overeenkomst?
Hieronder vind je een checklist om je consultancy-overeenkomst te evalueren:
1. Is het voorwerp van de consultancy-overeenkomst duidelijk geformuleerd?
Het voorwerp van de overeenkomst bevat een gedetailleerde beschrijving van de uit te voeren diensten. Het is aangeraden om deze omschrijving zo ruim mogelijk op te stellen om misverstanden te vermijden.
Tip! Voor de leesbaarheid van je contract kan je bij het voorwerp van je overeenkomst een algemene beschrijving formuleren, maar als bijlage een uitgebreide oplijsting van de taken van de consultant opnemen.
2. Zijn de rechten en plichten van beide partijen duidelijk?
De rechten en plichten van de consultant en van de opdrachtgever moeten duidelijk worden geformuleerd. Bijvoorbeeld:
Informatie- en medewerkingsplicht ven beide partijen ten opzichte van elkaar, minstens van de opdrachtgever ten opzichte van de consultant. Als de opdrachtgever niet voldoende informatie geeft, kan de consultant de opdracht niet uitvoeren.
Waar en wanneer moet de opdracht worden uitgevoerd? Bij klanten of in de kantoren van de opdrachtgever?
Als de consultant bij de uitvoering van de opdracht gebruik maakt van de infrastructuur of het materiaal (bv. Laptop) van de opdrachtgever, moet de overeenkomst bepalen dat de consultant zich moet houden aan de werkorganisatie en veiligheidsvoorschriften zoals vastgesteld door de opdrachtgever.
3. Hoe is de vergoeding van de consultant samengesteld?
Gaat het om een dagvergoeding?
Kan de dagvergoeding jaarlijks worden geïndexeerd?
Worden kosten (bv. verplaatsingskosten) terug betaald?
Welke bijkomende kosten mogen worden aangerekend en wanneer?
4. Hoe verloopt de facturatie?
Wanneer wordt er gefactureerd?
Wat is de betalingstermijn?
Hoe kunnen facturen geprotesteerd worden?
5. Wat is de duur van de overeenkomst? Hoe kan de overeenkomst beëindigd worden?
De duur van de overeenkomst kan beperkt zijn tot een bepaalde periode of van onbepaalde duur zijn. In elk geval is het belangrijk om af te spreken op welke manier de opzegging kan gebeuren en wat de voorwaarden zijn.
6. Is de consultant gehouden tot geheimhouding?
Is een algemene verplichting tot vertrouwelijkheid?
Eenzijdige of wederzijdse geheimhouding?
Termijn? Enkel voor de looptijd van de overeenkomst of ook een termijn na beëindiging van de overeenkomst?
7. Wat als de consultant beroepsfouten maakt? Hoe is zijn aansprakelijkheid geregeld?
Is de aansprakelijkheid van de consultant beperkt?
Is er een schadevergoeding geformuleerd in geval van beroepsfouten?
Is de consultant verplicht om zijn beroepsaansprakelijkheid te dekken? Zo ja, moet er hiervan een bewijs worden geleverd?
8. Is er een niet-concurrentie beding?
Wanneer een consultant aan boord komt van je onderneming, krijgt hij vaak toegang tot gevoelige informatie. Informatie waarvan je niet wil dat die in handen komt van concurrenten. Eén manier om ervoor te zorgen dat je concurrenten niet met je gevoelige informatie aan de haal gaan, is door het voorzien van een niet-concurrentiebeding met de IT-consultant.
9. Is er een clausule rond afwerving van klanten en personeel?
Hoewel je eventueel kunt vertrouwen op regels over oneerlijke marktpraktijken, is het sowieso een goed idee om een niet-afwervingsbeding op te nemen in je overeenkomst. Hierdoor kan je voorkomen dat de consultant actief personeel en klanten benadert om hen te overhalen om met de consultant verder samen te werken.
10. Wat is er geregeld over intellectuele eigendomsrechten?
Alles wat de consultant creëert dat door intellectuele eigendomsrechten wordt beschermd (bv. Rapporten, nota’s, broncode, wireframes,...) blijft in principe zijn/haar intellectuele eigendom als je zelf niets regelt.
Dit betekent dat het principe is dat de auteur van de werken, auteur blijft tenzij je expliciet en schriftelijk voorziet dat die rechten worden overgedragen. Om die reden is het heel belangrijk om een uitgebreide clausule rond de overdracht van intellectuele eigendom op te nemen.
11. Wat is het toepasselijk recht en waar verloopt de geschillenbeslechting?
Het is niet uitgesloten dat je je beroept op een consultant die gevestigd is in het buitenland. Bij conflicten is het van belang te weten welk recht op je overeenkomst van toepassing is en welke rechtbank bevoegd is. Dit neem je dus ook best op in je consultancy overeenkomst.