Rijksregisternummers en fondsenwerving: Wat non-profits moeten weten.

Vanaf 2024 geldt een nieuwe verplichting voor non-profits: het rijksregisternummer van donateurs opvragen en doorgeven aan de fiscus. Klinkt pittig? Dat is het ook. Zal deze nieuwe verplichting donateurs afschrikken? Hoe moeten non-profits omgaan met de extra administratieve last? En hoe kun je ervoor zorgen dat je organisatie compliant blijft zonder je fondsenwerving te schaden? In dit artikel geven we een overzicht van de nieuwe verplichtingen en hoe u als non-profitorganisatie hierop kunt inspelen.

Wat verandert er concreet?

Met de aanpassing van de fiscale regels worden non-profits vanaf 2024 verplicht om het rijksregisternummer van hun schenkers op te vragen en op te nemen in de fiscale fiches die ze aan de fiscus overhandigen. Dit betekent dat als een schenker zijn rijksregisternummer niet wil delen of anoniem wenst te blijven, er geen fiscaal attest kan worden uitgereikt en de schenker dus zijn fiscaal voordeel verliest. Deze maatregel is bedoeld om de fiscale transparantie te vergroten en fraude te voorkomen.

Overgangsperiode en evaluatie

De FOD Financiën voerde een overgangsregeling in voor 2024. Gedurende dit jaar mogen non-profits belastingattesten blijven uitreiken zonder vermelding van het rijksregisternummer, zonder dat dit gevolgen heeft voor de belastingvermindering van de schenker. De FOD Financiën geeft zelf aan dat dit een tijdelijke administratieve tolerantie is die zal herbekeken worden voor giften gedaan vanaf 2025.

Dit biedt organisaties de kans om zich geleidelijk aan de nieuwe vereisten aan te passen tegen 2025.

Hoe pak je dit concreet aan?

1. Herbekijk en actualiseer je privacybeleid

Je privacybeleid moet volledig up-to-date zijn en voldoen aan de GDPR. Dit betekent dat je duidelijk moet zijn over waarom en hoe je het rijksregisternummer verzamelt, opslaat en beveiligt. Daarnaast moet je bepalen wie binnen je organisatie toegang heeft tot deze gegevens en hoe je ervoor zorgt dat deze toegang strikt gecontroleerd is.

2. Informeer je donateurs transparant en helder

Communicatie is cruciaal. Schenkers moeten precies weten waarom je hun rijksregisternummer nodig hebt en hoe je hun privacy beschermt. Transparantie over je processen en beveiligingsmaatregelen is essentieel om hun vertrouwen te behouden.

3. Train je medewerkers

Je medewerkers zijn diegene die de GDPR-compliance van je organisatie elke dag moeten waarmaken. Zij moeten goed begrijpen dat het geen goed idee is om bijvoorbeeld een Excel-lijst met rijksregisternummers intern door te mailen of om het rijksregister te gebruiken om verjaardagswensen te sturen op de verjaardag van schenkers.

Een DPO aanstellen: een verstandige stap?

Aangezien het verwerken van rijksregisternummers valt onder de categorie van gevoelige persoonsgegevens, kan het zinvol (én in sommige gevallen zelfs verplicht) zijn om een Data Protection Officer (DPO) aan te stellen. Een DPO kan je helpen om continu compliant te blijven en een extra waarborg bieden dat de privacy van je schenkers goed beschermd is. Bij Legal Freaks kunnen we deze rol voor jouw organisatie vervullen, zodat jij je kunt concentreren op je kerntaken en missie.

Wil je meer weten over hoe wij uw organisatie kunnen ondersteunen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.